PCIS 2022/2023 P32

Première partie : Définition du projet

Partie à compléter avant le 15 septembre

Généralités

Titre du projet

E-colotri

Nom de l'équipe et photo

Logo de l'application E-colotri

Les trieurs fous

Membres de l'équipe

• Moerman Juliette GBA
• Mourao Mattéo IS
• Suet Cléome MAT
• Montarou Mathis Méca
• Nave Thomas SE
• Nken Robert GC
• Mehou Bright IS

Description-résumé (20 lignes max)

Avec près de 300 milliards de mails échangés chaque jour, le stockage de ces derniers dans les data center est devenu un problème écologique majeur. En effet, stocker 300 milliards de mails pendant un an correspond à une émission de 3 millions de tonnes de CO2.

E-colotri est une application sur ordinateur et téléphone portable qui a pour but de réduire l'impact écologique lié au stockage des mails. Reliée à une boîte mail, elle permet de faire un tri automatique de ces derniers. En effet, selon les paramètres définis par l'utilisateur, l'application les supprime. Les deux paramètres principaux sont l'expéditeur et la durée de conservation souhaitée. L'utilisateur paramètre à l'installation et tout au long de l'utilisation ses expéditeurs favoris. Ces paramètres sont modifiables au fur et à mesure de l'utilisation : un expéditeur peut être ajouté et les durées sont modifiables pour chaque contact et type de mails (correspondances, spam, promotions...). Par élimination, les mails provenant d'expéditeurs non ajoutés dans le carnet d'adresse seront supprimés ou gardés sur une courte durée définie au préalable.

De plus, l’application est aussi à but pédagogique. En effet, en fonction du volume de mail contenu dans la boite, une jauge indique le volume stocké et l'empreinte carbone associée au stockage de ces mails. L’utilisateur peut donc voir en direct ses émissions de CO2 qui pourraient être évitées si sa boîte mail était vidée régulièrement.

Les plus de notre application : plusieurs options sont proposées aux utilisateurs. Pour commencer, un utilisateur définit le temps de conservation de mails, et ce délai peut être différent pour chaque expéditeur. Il possède le contrôle total sur ce point. Après chaque réception d'un mail provenant d'un nouvel expéditeur, le destinataire pourra choisir les paramètres à appliquer pour ce mail et les prochains de ce même expéditeur. Ensuite, E-Colotri propose de mettre la suppression automatique en mode veille. Par exemple lors de leurs vacances, si un utilisateur ne consulte pas sa messagerie, les mails ne sont pas automatiquement supprimés. D'autre part, plusieurs statuts sont disponibles pour les mails, par exemple un mail important pourra être défini comme non effaçable. Aussi, en cas de problème, un utilisateur pourra toujours retrouver un mail supprimé dans sa corbeille pendant 30 jours, comme lors d'une suppression classique de mail.

Pour finir, notre application est gratuite d'utilisation pour tous les particuliers mais payante pour les entreprises pour lui permettre de fonctionner correctement. Un système de don est aussi mis en place pour les particuliers qui souhaitent soutenir le projet.

Organisation de l'équipe & Rédaction du concept

Répartition des rôles et charte de travail

La composition de l’équipe :

• Chef de projet : Montarou Mathis (Méca)

• Équipe technique : Mourao Mattéo (IS) Nave Thomas (SE) et Mehou Bright (IS)

• Équipe Business Plan : Montarou Mathis (Méca) et Nken Robert (GC)

• Équipe communication : Suet Cléome (MAT) et Moerman Juliette (GBA)

La charte de travail :

Vous trouverez ci-joint la charte de travail qui a guidé notre projet tout au long de la réalisation.

Notre charte de travail

Description détaillée

• Clients et bénéficiaires

Notre application cible deux types de clients. D'abord, il y a les personnes entre 18 et 30 ans. Nous savons que c'est une génération plus sensibilisée à l'écologie et au développement durable. C'est également ces personnes qui sont plus susceptibles de recevoir de nombreuses newsletters qui viennent polluer leur boîte mail. Ensuite, nous souhaitons proposer aux entreprises un abonnement à notre application afin de rendre plus simple le tri des mails des employés.

• Modèle économique

L'application est gratuite pour l'ensemble des particuliers. Le chiffre d'affaire repose donc sur les entreprises et les dons des ONG. En effet, au vu des valeurs de notre projet, ce modèle économique nous parait le plus adapté pour un véritable changement de mentalité. Pour les utilisateurs particuliers, un rappel sera effectué tous les 1000 messages supprimés pour leur proposer de faire un don aux concepteurs de l'application.

• Moyens humains et matériels à réunir pour démarrer

Le projet requiert la mobilisation d'une équipe de développement et une autre équipe chargée de la communication. D'un point de vue financier, nous recherchons des financements auprès de différentes ONG qui partagent nos valeurs tel que Les amis de la Terre, Green Peace ou encore la WWF. Cependant, nous souhaiterions à terme recevoir un soutien de la part du ministère de la transition écologique. Au-delà de cela, l'application est développée par notre équipe technique.

Positionnement par rapport à deux concurrents

• Analyse du premier concurrent

Le premier concurrent est Cleanfox. Il s'agit d'une extension de boite mail téléchargeable sur portable et ordinateur. Son rôle est de supprimer automatiquement les newsletters reçues d'expéditeurs que l'utilisateur considère comme indésirables. Le financement de l'application se fait par la revente des données de l'utilisateur. L'application a un aspect pédagogique car elle informe l'utilisateur des quantités de CO2 économisées. L'application permet également de financer la plantation d'arbres via un système de parrainage.

• Analyse du second concurrent

Thunderbird est un logiciel de messagerie électronique englobant plusieurs fonctionnalités. Uniquement disponible sur ordinateur, Thunderbird présente sur son interface une barre d'outils de filtres rapides qui, à partir de la saisie d'un mot clé, donne la possibilité de filtrer les courriels. Il est également possible d'épingler ou d'enregistrer le filtre en question afin de le réutiliser rapidement. En plus des outils de filtrage, Thunderbird met à disposition de l'utilisateur un classement temporel afin de détecter plus rapidement le mail recherché. En plus de ces fonctionnalités Thunderbird a développé un système anti-indésirables efficace contre les spams. Chaque mail reçu est analysé et à chaque fois qu'un mail est noté comme indésirable le logiciel apprend et améliore son filtrage.

• Notre différenciation

Notre projet se différencie des deux autres puisque l'extension E-colotri permet d'effacer automatiquement les newsletters et autres mails indésirables, de supprimer de façon automatique les mails non lus ou ceux dont la date de dernière ouverture dépasse le seuil fixé par l'utilisateur. Pour éviter la suppression de messages importants l'utilisateur peut choisir d'attribuer le statut "ineffaçable" à ces derniers, voire même d'attribuer le statut ineffaçable à l'ensemble des messages reçus et futurs messages d'un expéditeur particulier. L'extension E-colotri tient également à faire de la pédagogie auprès de ces utilisateurs en indiquant la quantité de CO2 économisée par la suppression des mails. L'application est aussi munie d'un mode veille notamment utile lorsque l'utilisateur cesse de consulter ses messages sur une longue période. Il faut également souligner que notre application est utilisable sur portable et ordinateur. Enfin contrairement à nos concurrents, notre application suit des règles de confidentialité très strictes, aucun mail n'est lu par l'application. Seuls la date, l'expéditeur et les statuts "lu" ou "non lu" sont pris en compte par l'application.

Scénario d'usage du produit ou du concept envisagé

• Description de l'utilisateur type

Prenons le cas d'un jeune actif en entreprise de 24 ans. On peut supposer qu'il possède au moins deux messageries. La première est une boîte mail professionnelle depuis laquelle il communique avec sa hiérarchie, son équipe et ses partenaires. La seconde est à usage privé : il y reçoit notamment des newsletters, des factures ou autres documents ou communications personnelles.

• Scénario d'utilisation du produit

Il est bien connu que le stockage des mails requiert beaucoup d'énergie. Notre utilisateur n'a pas le temps d'effectuer le tri de mails surtout quand la quantité reçue par jour est démesurée. Afin d'agir pour la planète, il décide d'installer après discussion avec son entreprise notre application E-colotri et de connecter ses deux messageries à cette dernière. Pour la messagerie personnelle, il décide de supprimer les mails automatiquement après une courte durée et se débarrasser des newsletters. Par exemple, il décide de conserver 3 jours les mails envoyés par un membre de sa famille, (au delà de ce délai, il les considère obsolètes s'il n'a pas déjà eu le temps de les consulter) et de supprimer automatiquement les mails de sites de ventes privées. Cependant, notre utilisateur qui se trouve avoir un espace cloud plein et saturé, s’envoie régulièrement des mails avec pièces jointes pour les stocker. Ainsi, les messages qu'il définira comme importants seront eux conservés grâce au statut ineffaçable. Pour la messagerie professionnelle, il décide d'effacer les messages après une longue durée et il utilise la fonction de mode veille lors de ses congés. Il est important de noter que si notre utilisateur se trouve avoir supprimé par erreur un mail, ce dernier restera toujours disponible dans la corbeille pendant 30 jours. Ainsi il se retrouve avec une boite mail plus aérée, qui ne contient que les mails qu'il a réellement besoin de consulter tout en faisant un geste pour l'environnement et en diminuant son empreinte carbone.

Vous trouverez ci-dessous un résumé de notre scénario au moyen d'un strip (dessins plus texte) de quelques cases.

Notre scénario d'usage

Analyse du projet

Réponse à la question difficile

• Qu'est ce que E-colotri apporte par rapport à la concurrence ?

E-colotri est une application qui se différencie de plusieurs façons de la concurrence. Au delà de ce qui a été développé dans la partie précédente, nous sommes conscients que d'autres concurrents existent sur le marché. Certains sont intégrés directement aux boites mail classiques (Orange, Thunderbird...) au contraire d'E-Colotri qui est une application qui vient se greffer à sa boite mail, et non pas une messagerie à part entière. Cependant, d'autres points nous différencient de nos concurrents. Pour commencer, notre application souhaite respecter au maximum la vie privée de ses utilisateurs ainsi que leur données personnelles. En plus de ne pas revendre les données, nous ne souhaitons pas mettre en place un système de lecture de corps du mail pour faire un tri par mots-clés contenus dans les mails comme certains de nos concurrents : nous nous concentrons seulement sur les expéditeurs. D'autre part, notre application propose de paramétrer une durée de sauvegarde propre à chaque expéditeur et non pas une suppression automatique des mails considérés comme "spam". Un des points clé de l'application réside aussi dans son aspect pédagogique. En effet, E-colotri propose à son utilisateur de connaitre l'impact de ses mails stockés en temps réel et ce qu'en faire le tri apporterait pour son empreinte carbone. Aussi, contrairement à certains concurrents, le tri s'effectue en temps réel, à même la boite mail et ne nécessite pas la création de sous-dossier par expéditeur. Pour finir, E-colotri est une application qui soutient une envie de changements des habitudes. Pour cela, c'est une application gratuite pour les particuliers et qui fonctionne principalement grâce à la souscription des entreprises mais également des dons des particuliers.

Choix justifié du POC

Notre objectif est de créer un début d'interface pouvant être reliée à une ou plusieurs boîtes mail. Cependant, comme nous sommes obligés de passer par MIT pour développer notre POC, nous n'avons ni le temps ni les compétences pour développer une interface qui serait capable de se connecter réellement à une messagerie, ce qui est l'objectif final de l'application. Ainsi, pour la POC, nous faisons le choix de développer l'aspect des paramètres de l'application. C'est-à-dire l'interface sur laquelle naviguera l'utilisateur pour définir le temps de conversation des mails, paramétrer son carnet d'adresses, le mode veille... De plus, nous allons ajouter un constat de l'empreinte carbone liée au stockage des mails de l'utilisateur sur l'interface de l'application réalisée pour la POC.

Nous allons donc réaliser un travail informatique le 26 et 27 septembre.

Préparation du POC

Pas de matériaux nécessaires pour la réalisation du POC.

Seconde partie : Réalisations

Dossier technique de la preuve de concept

Compte-rendu de la réalisation du POC

Pour notre application, nous avons dans un premier temps essayé d'utiliser les packages kivy et ezgmail reliés à Python, servant respectivement à créer une interface pour une application, et à relier sa boîte mail à Python. Ainsi, l'objectif était alors d'écrire un algorithme permettant la gestion des mails par l'utilisateur. Ce dernier aurait alors pu choisir en fonction de chaque expéditeur s'il désirait conserver ses mails, les bloquer, ou les supprimer au bout d'une durée qu'il aurait lui même choisi. Notre application aurait également été en mesure de calculer l'impact carbone des mails stockés dans la messagerie de l'utilisateur. Un mode veille aurait également été ajouté afin de désactiver les effets de l'application sur la boîte mail à tout moment.

Cependant, en raison de la difficulté à maîtriser ces deux packages, nous avons finalement choisi d'utiliser MIT App Inventor, un logiciel nous permettant de créer une interface pour notre application.

Ainsi, au terme de notre projet, nous avons réalisé une application simulant la gestion de mails, en utilisant de fausses adresses mails.

En lançant notre application, l'utilisateur va accéder à un menu lui facilitant l'accès aux diverses fonctions proposées par l'application, à savoir la gestion des mails (permettant à l'utilisateur de choisir pour chaque expéditeur s'il souhaite garder, supprimer, ou supprimer au bout d'un certain temps les mails de celui-ci), la gestion des expéditeurs (afin de débloquer les expéditeurs que l'utilisateur aurait choisi de bloquer), la gestion des préférences (pour que l'utilisateur puisse définir une durée avant laquelle les mails pourraient être supprimés s'il le choisit), ainsi qu'une section calculant l'impact carbone des mails stockés par l'utilisateur.

L'application s'ouvre alors sur ce menu. Sur celui-ci, on remarque tout d'abord que l'on peut régler l'application sur le mode veille:

Puis la page gestion des mails, dans laquelle on retrouve une liste des récents utilisateurs. On a alors le choix entre les trois options visibles sur ces images:

Nous avons aussi accès depuis l'écran d’accueil à la gestion des préférences, permettant à l'utilisateur de définir une durée qu'il pourra conserver afin que, s'il le souhaite, les mails soient supprimés à terme de cette durée:

Ensuite, nous avons la possibilité de gérer les expéditeurs bloqués, afin de les débloquer à tout moment:

Pour terminer, nous pouvons aussi voir une page permettant de calculer l'impact carbone en fonction des mails que l'utilisateur stocke, ainsi qu'une fenêtre expliquant l'impact de chaque mail afin de sensibiliser l'utilisateur à vider sa boîte mail le plus possible:

Résultats et Bilan

Vidéo du résultat de notre application: Notre vidéo

Si nous avions eu plus de temps, nous aurions aimé relier notre application à une boîte mail quelconque. En effet, nous avons dans le cadre de notre POC, utilisé des adresses mails artificielles, puisque notre application n'était pas reliée à une boîte mail.

Business Model Canvas

Le document central est le business model canvas : Business Model projet 32.

Le marché

À travers notre application E-colotri, nous souhaitons cibler d'une part une population 18 et 30 ans ayant une messagerie en ligne et qui est soucieuse de son impact environnemental. Ceci est d'autant plus pertinent puisque cette population a suivi des enseignements sensibilisant au changement climatique. Dans cette logique, notre application est avant tout un outil pour libérer de l'espace de stockage, ce qui permet de limiter la consommation des Data Centers. Elle est de plus un outil pédagogique informant l'utilisateur des quantités de CO2 émises qui pourraient être économisées par an.

D'autre part, notre application peut également intéresser les entreprises souhaitant améliorer la lisibilité de leurs messageries grâce à la suppression automatique des mails les plus anciens selon les paramètres définis. On introduit donc la possibilité de supprimer les messages devenus indésirables tout en permettant le stockage d'informations importantes sans risquer de les perdre.

Afin de faire connaître notre application nous comptons sur les réseaux sociaux tels que Instagram pour les jeunes et LinkedIn pour les entreprises. Des campagnes publicitaires seront également financées soit à l'aide de collaboration avec des ONG soit par l'argent obtenu des abonnements des entreprises.

La stratégie industrielle

Les deux publics visés sont les jeunes de 18 à 30 ans et les entreprises (les professionnels). Cela demande donc deux stratégies différentes. Notre valeur première est la protection de l'environnement. Sachant que les particuliers visés sont jeunes et pour beaucoup étudiants avec un pouvoir d'achat limité, nous souhaitons donc leur proposer nos services gratuitement. On affichera cependant une notification donnant la possibilité à l'utilisateur de faire un don à notre entreprise tous les 1000 messages supprimés. Cette notification soulignera également l'efficacité de l'application en l'informant de la quantité d'émissions de CO2 économisée depuis l'installation de l'application. L'application sera payante pour les entreprises sous la forme d'un abonnement annuel. Le coût de l'abonnement est évolutif en fonction du nombre d'employés dans l'entreprise. En échange de cet abonnement, notre équipe de communication se chargera de transmettre une image verte pour les entreprises abonnées. Le lancement de notre entreprise nécessite un prêt bancaire d'une valeur de 250 000€ à taux 0 qui sera remboursé sur 10 ans, il permettra d'acheter les ressources nécessaires au projet ainsi que d'assurer les salaires des employés sur une durée minimale de 6 mois. Les tarifs des abonnements T.T.C sont les suivants:

- Pour les entreprises de 50 salariés et moins : l'abonnement annuel est de 789€

- Pour les entreprises de 50 (exclu) à 250 (inclus) salariés : l'abonnement annuel est de 4519 €

- Pour les entreprises de 250 (exclu) à 500 (inclus) salariés : l'abonnement annuel est de 10 759 €

- Pour les entreprises de 500 (exclu) à 1000 (inclus) salariés : l'abonnement annuel est de 20 439 €

- Pour les entreprises de 1000 (exclu) à 2000 (inclus) salariés : l'abonnement annuel est de 38 699 €

- Pour les entreprises de plus de 2000 salariés : l'abonnement annuel est de 60 899 €

Les moyens (équipes, matériel, prestataires et fournisseurs)

• Equipes :

- Communication : Notre application doit se faire connaître auprès des jeunes actifs et des entreprises. Il est donc nécessaire d'avoir une équipe communication pour la gestion des réseaux sociaux et campagnes publicitaires. L'équipe communication doit également assurer l'interaction avec les ONG

- Commerciale : Elle effectue les démarches auprès des entreprises afin d'obtenir leur abonnement.

- Trésorerie : Elle gère les transactions avec les entreprises et les particuliers ainsi que le budget de l'entreprise, soit à des fins d'investissements, soit pour faire la publicité des entreprises abonnées.

- Technique : Elle réalise le développement et la maintenance de l'application.

• Matériel :

- Connexion haut débit: Nécessaire à l'activité de notre entreprise.

- Serveur informatique: Sert à héberger l'application.

- Ordinateurs performants : Matériel indispensable à la programmation ainsi qu'à la maintenance de l'application.

• Prestataires et fournisseurs :

- Plateformes de téléchargement : Il s'agit de nos partenaires de distribution de notre produit tels que Google Play et Apple Store. Ce sont les 2 plateformes de téléchargement qui dominent le marché et offrent une accessibilité à un grand nombre d'appareils connectés. Ces services de distribution seront donc l'un des coûts de notre entreprise.

- ONG : Les ONG telles que WWF et Greenpeace invitent leur communauté à télécharger notre application puisqu'elle s'inscrit également dans une logique de protection de la planète.

- Opérateur internet : Permet d'assurer une connexion internet haut débit pour notre entreprise.

Supports de communication

Les arguments du pitch

Notre pitch :

Marre d’angoisser sur le nombre de mails non-lus dans votre messagerie ? Marre des newsletters qui s’entassent et la polluent ? Grâce à E-Colotri, retrouvez efficacité et clarté dans votre boite mail !

E-Colotri est une application qui se connecte à votre messagerie et supprime automatiquement tous les mails dont vous ne voulez pas. En moyenne, un employé de bureau recoit 121 messages par jour, mais saviez-vous que leur stockage représente une empreinte carbone élevée ? Jusqu’à 0,6 tonnes de CO2/personnes/an.

Particulier ou professionnel, E-Colotri est fait pour vous. Chez E-Colotri, nous sommes conscients que des correspondances n’étant pas catégorisées comme "newsletter" peuvent aussi être indésirables dans votre boite, c’est pourquoi nous offrons la possibilité de définir pour chaque nouvel expéditeur une durée de conservation après laquelle les mails seront automatiquement supprimés.

Au-delà de ça, E-Colotri c’est aussi une prise de conscience écologique sur ce que consomme réellement le stockage de messages inutiles par dizaines, voir centaines. C’est pour cela que notre application est 100 % gratuite pour les particuliers et avec un abonnement à faible coût pour les professionnels, pour permettre à chacun de se saisir de l’opportunité de réduire son empreinte carbone en un seul clic. Contrairement à notre concurrent principal, notre application s’utilise aussi bien sur téléphone que sur ordinateur et vous garantie confidentialité et protection des données. E-colotri c’est aussi un mode veille pour s’assurer que vos éléments stockés soient toujours là à votre retour de vacances, et un statut « non-supprimable » qui s’assure que les mails que vous gardez comme moyen de stockage restent sur votre boite !

Aujourd’hui, grâce à votre soutien, E-Colotri peut mettre en marche une véritable révolution écologique du numérique. Prenez part au changement, et triez avec nous.

Stratégie de communication :

La stratégie de communication autour d’E-Colotri se divise en deux grands axes correspondants aux deux profils visés :

- Dans le cas des personnes de 18-30 ans, la communication se base principalement sur l’impact carbone insoupçonné que représente le stockage des mails au quotidien. Nous accentuons donc beaucoup sur l’aspect pédagogique de l’application, pour informer le consommateur (qui est une génération en général très alerte sur le sujet) sur son empreinte carbone due au stockage de ses mails. De plus, nous mettons aussi en avant ce qui nous différencie de la concurrence : ainsi une base de notre communication repose sur le fait que au contraire de nos concurrents, sur E-Colotri l’utilisateur peut définir pour chaque expéditeur un temps de conservation des mails. De plus, l’application est gratuite et supportée par des ONG. Pour finir, un point primordial de la communication est aussi le fait qu’E-Colotri ne revend pas les données de ses utilisateurs et ne lit pas le corps de message des mails pour protéger la vie privée de ses utilisateurs. Pour ce public, les canaux de communication seront principalement sur les réseaux sociaux, à travers nos propres comptes mais aussi par le relai de certaines ONG à l’aide de publicité classiques. Ci-dessous l'exemple d'un visuel pour E-Colotri :

- Dans le cas des entreprises et professionnels, la communication se base en interne avec une prospection de la part de nos équipes commerciales. La stratégie de vente est la même que pour les particuliers mais cette fois-ci l’application est payante. Chaque employé défini son propre carnet d’adresses en fonction de ses critères. E-Colotri propose de faire de la communication régulièrement sur les entreprises qui utilisent son application comme information pour les consommateurs des entreprises qui cherchent à faire des efforts sur leur empreinte carbone.

La vidéo de présentation du POC

Notre vidéo

le support de présentation pour la soutenance

Notre pitch

Dossier compétence

Notre retour d'expérience

Compte rendu de votre rencontre avec le référent-école

Vous devez rédiger un compte rendu de votre rendez-vous final avec votre tuteur en vue de préparer la soutenance.

Ordre du jour

Notre compte-rendu